Software-Ablösung · 7 Min Lesezeit · Erfahrungsbericht
Kurz gesagt
Kontakte kommen per CSV-Export aus Q3 und per Excel-Import nach bexio. Die Rechnungshistorie steckt dagegen in Q3s eigenem Binärformat und muss direkt aus den Datendateien gelesen werden. Die zwei grössten Fallen: bearbeitete Rechnungen liegen mehrfach vor, und Beträge unter CHF 100 sind anders kodiert.
Ein Dienstleistungsbetrieb im Kanton Bern wollte von Q3 Software auf bexio wechseln — mit allen rund 120 Kontakten und der kompletten Rechnungshistorie von rund 1'000 Rechnungen. Die Kontakte waren schnell erledigt. Für die Rechnungen gab es keinen Export, der vollständig und verlässlich war.
Q3 exportiert Adressen als CSV. Diese Liste wird auf die bexio-Importvorlage gemappt: Firma oder Person, Anrede, Adresse, E-Mail, Kategorien. Die Q3-Adressgruppen (in diesem Fall der Reinigungsrhythmus pro Kunde) wurden zu bexio-Kategorien. Wichtig: Diese Kategorien müssen in bexio existieren, bevor der Import startet.
Q3 legt pro Mandant mehrere Datendateien an — für Adressen, Artikel, das Debitoren-Journal mit den Rechnungen und die Finanzbuchhaltung. Das Format ist eigen und nicht dokumentiert, aber nicht verschlüsselt. Mit einem eigenen Parser lassen sich Rechnungsnummer, Datum, Kunde und Total auslesen und als Tabelle aufbereiten.
Entscheidend ist die Kontrolle: Wir haben die ausgelesenen Totale und Daten stichprobenweise gegen die Originalbelege geprüft, bevor irgendetwas importiert wurde.
Vor derselben Frage stehen gerade viele BusPro-Kunden: Was das BusPro Support-Ende per 31.12.2026 für Fristen und Datenübernahme bedeutet, haben wir separat zusammengefasst.
Wird in Q3 eine Rechnung nachträglich geändert, legt das Programm eine neue Version an — die alte bleibt in der Datei stehen. Wer beim Auslesen nicht jeweils die neueste Version nimmt, übernimmt falsche Beträge oder doppelte Rechnungen.
Beträge unter CHF 100 sind im Q3-Format anders kodiert als grössere. Ein Parser, der das übersieht, verliert stillschweigend alle kleinen Rechnungen — die Summen stimmen dann nicht, ohne dass ein Fehler gemeldet wird.
Bei einigen Dutzend von rund 1'000 Rechnungen war der Betrag nicht eindeutig lesbar. Diese Fälle gehören auf eine Prüfliste und werden gegen das Original-PDF abgeglichen, statt geraten.
Ein einziger fehlerhafter Datensatz bricht den ganzen Kontaktimport ab. Deshalb vorher validieren: Pflichtfelder, Länderformat, Kategorien — und Kategorien wie «Montag», «Dienstag» oder «Alte Kunden» zuerst in bexio anlegen.
Ja, teilweise. Adressen lassen sich als CSV exportieren und mit etwas Aufbereitung in bexio importieren. Für die vollständige Rechnungshistorie reicht der Standard-Export oft nicht — dann müssen die Q3-Datendateien direkt ausgelesen werden.
Q3 speichert die Daten in einem eigenen, undokumentierten Binärformat im Mandantenverzeichnis — getrennte Dateien für Adressen, Artikel, Debitoren-Journal und Finanzbuchhaltung. Die Dateien sind nicht verschlüsselt, aber ohne Kenntnis des Formats nicht direkt lesbar.
Der Import erwartet eine Excel-Datei (.xlsx) nach bexio-Vorlage, maximal 2000 Kontakte pro Datei. Er läuft nach dem Alles-oder-nichts-Prinzip: Ein fehlerhafter Datensatz und es wird gar nichts importiert. Kategorien müssen vorher in bexio angelegt sein, in exakt derselben Schreibweise.
Kontakte und Artikel sind in wenigen Tagen übernommen. Die Rechnungshistorie hängt von Datenmenge und Datenqualität ab: Bei rund 1'000 Rechnungen inklusive Abgleich mit Originalbelegen ist mit ein bis zwei Wochen zu rechnen.
Autor: Kristian Kovac, Kovac Technologies, Huttwil. Erfahrungsbericht aus einem eigenen Migrationsprojekt, Stand Oktober 2026.
Wir lesen Ihre Q3-Daten aus — inklusive Rechnungshistorie — und übernehmen sie in bexio oder ein anderes System. Die Datenanalyse ist kostenlos.
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